Czy warto drukować legitymacje w szkole?

Drukowanie legitymacji w szkole – na czym to polega?

Jak wygląda drukowanie e-legitymacji?

E-legitymacja ma wymiary zbliżone do dowodu osobistego (format ID 1). Karta jest wykonana z tworzywa sztucznego (polichlorku winylu – PCV) i może zawierać układ elektroniczny z interfejsem bezstykowym. Znajdują się na niej takie same dane jak na legitymacji papierowej. Naklejki z hologramami (podobne do tych stosowanych na legitymacjach studenckich) zastąpiły dotychczasowe pieczątki.

Dokumenty muszą być przygotowywane zgodnie z rozporządzeniem, które dokładnie opisuje cały proces. W związku z tym standardowe narzędzia dotychczas wykorzystywane w sekretariatach szkolnych nie wystarczają do drukowania e-legitymacji.

Więcej o e-legitymacji przeczytasz we wpisie tutaj.

Czy szkoły mogą drukować legitymacje szkolne?

Tak jak dawniej, szkoły mogą drukować legitymacje we własnym zakresie. Obecnie jest to jednak zdecydowanie trudniejsze i bardziej kosztowne przedsięwzięcie.

Do przygotowywania nowych dokumentów potrzebny jest zaawansowany technologicznie sprzęt. To wiąże się z koniecznością zakupu drogich urządzeń, ale też wydatkami związanymi z pozyskaniem kosztownych materiałów (m.in. taśmy termotrasferowe) oraz czystych blankietów (w różnych wariantach). Duże wydatki generuje także utrzymanie i konserwacja sprzętu, m.in. zakup dodatkowych kart czyszczących, regularne przeglądy czy usuwanie awarii.

Przy tym szkoła jest zmuszona do odpowiedniego przeszkolenia pracowników sekretariatu oraz samodzielnego prowadzenia rejestru blankietów z numerami seryjnymi. W wielu przypadkach niezbędne będzie również przeorganizowanie i dostosowanie przestrzeni w pomieszczeniach dedykowanych do drukowania legitymacji.

Przystosowanie się do nadchodzących zmian wiąże się z wieloma wyzwaniami oraz wydatkami. Aktualnie wiele szkół może już nie zdążyć z przygotowaniami. Pośpiech oraz brak wiedzy i doświadczenia w tej dziedzinie mogą przyczynić się do kłopotliwych, oraz kosztownych błędów, takich jak np. wybór niewłaściwego modelu drukarki.

Warto także zwrócić uwagę na to, że samo zaopatrzenie się w odpowiednie wyposażenie nie wystarczy. Pracownicy sekretariatu muszą jeszcze nauczyć się obsługiwać nowy sprzęt, dlatego nie obędzie się bez przynajmniej krótkiego szkolenia z drukowania legitymacji. Brak przygotowania może doprowadzić do błędnego wydrukowania setek dokumentów. W ten sposób zmarnuje się nie tylko sporo czasu i wysiłku, ale też drogich materiałów. Nie wspominając o tym, że takie niedociągnięcia są odbierane jako nieprofesjonalne i rzutują na wizerunek całej placówki.

Jeśli chce się mieć pewność, że proces przejścia na nowe legitymacje przebiegnie sprawnie i bez nieprzewidzianych wydatków, najlepszą opcją jest skorzystanie z dodatkowego wsparcia.

Komu zlecić drukowanie e-legitymacji?

Drukowanie e-legitymacji można zlecić zewnętrznemu podmiotowi. Wbrew pozorom pobliska drukarnia nie będzie najlepszym wyborem.

Najwygodniej i najbezpieczniej jest nawiązać współpracę z firmą dostarczającą dziennik elektroniczny. W tej sytuacji nie trzeba bowiem podpisywać żadnej dodatkowej umowy związanej z przekazywaniem danych osobowych, ponieważ formalności tego typu zostały już dopełnione przy wdrażaniu dziennika.

Dziennik elektroniczny mobiDziennik umożliwia generowanie danych oraz zamawianie e-legitymacji szkolnych bezpośrednio w systemie, wykorzystując już uzupełnione dane uczniów. Dzięki temu eliminuje się potrzebę eksportu danych poza system, co podnosi poziom bezpieczeństwa danych osobowych - nie ma konieczności udostępniania ich innym podmiotom zewnętrznym, na przykład drukarniom. Ponadto, ten proces znacząco usprawnia przygotowywanie oraz wydawanie dokumentów.

Dowiedz się więcej na temat drukowania e-legitymacji w mobiDzienniku. 

WizjaNet działa na rynku już ponad 25 lat. Wysoką jakość naszych produktów i usług potwierdza m.in. certyfikat Fairplay, ISO 27001, dot. bezpieczeństwa przechowywania danych.