Czy warto drukować legitymacje w szkole?

Od 12 lipca 2024 roku uczniowie będą korzystać wyłącznie z tzw. e-legitymacji, w formie plastikowej karty. Szkoły muszą przygotować się na tę zmianę, ponieważ przygotowanie i wydanie takiego dokumentu jest zdecydowanie trudniejszym procesem. Okazuje się, że nie zawsze opłaca się zajmować tym we własnym zakresie. Wyjaśniamy, czy warto drukować legitymacje w szkole.

Drukowanie legitymacji w szkole – na czym to polega?

Dotychczas proces drukowania legitymacji szkolnych był dość prosty – papierowe kartoniki były łatwe w personalizacji. W szkolnym sekretariacie naklejano zdjęcia oraz nanoszono dane uczniów (ręcznie lub za pomocą drukarki) na przygotowane wcześniej blankiety, a następnie przybijano pieczątkę. Rozwiązanie to wymaga aktualizacji, ponieważ obecnie jest już mało praktyczne. Tak zwane e-legitymacje szkolne w formie plastikowej karty są już wydawane od 2018 roku. Na razie są równoprawne wobec powszechnie stosowanej, tradycyjnej, papierowej wersji (obowiązującej od lat 50. XX wieku!). Sytuacja ta zmieni się jednak w lipcu 2024 roku, kiedy wprowadzony zostanie nowy, obowiązujący wzór. Dokument w plastikowej odsłonie jest zdecydowanie trwalszy i bezpieczniejszy w użytku (trudniej jest go sfałszować czy zmodyfikować). Ta legitymacja także może zostać połączona z wersją mobilną (jeśli szkoła nawiąże współpracę z Ministerstwem Cyfryzacji). Trzeba jednak mieć na względzie to, że wraz z formą dokumentu znacznie zmieni się proces wydawania i drukowania legitymacji.

Jak wygląda drukowanie e-legitymacji?

E-legitymacja ma wymiary zbliżone do dowodu osobistego (format ID 1). Karta jest wykonana z tworzywa sztucznego (polichlorku winylu – PCV) i może zawierać układ elektroniczny z interfejsem bezstykowym. Znajdują się na niej takie same dane jak na legitymacji papierowej. Naklejki z hologramami (podobne do tych stosowanych na legitymacjach studenckich) zastąpiły dotychczasowe pieczątki.

Dokumenty muszą być przygotowywane zgodnie z rozporządzeniem, które dokładnie opisuje cały proces. W związku z tym standardowe narzędzia dotychczas wykorzystywane w sekretariatach szkolnych nie wystarczają do drukowania e-legitymacji.

Więcej o e-legitymacji przeczytasz we wpisie tutaj.

Czy szkoły mogą drukować legitymacje szkolne?

Tak jak dawniej, szkoły mogą drukować legitymacje we własnym zakresie. Obecnie jest to jednak zdecydowanie trudniejsze i bardziej kosztowne przedsięwzięcie.

Do przygotowywania nowych dokumentów potrzebny jest zaawansowany technologicznie sprzęt. To wiąże się z koniecznością zakupu drogich urządzeń, ale też wydatkami związanymi z pozyskaniem kosztownych materiałów (m.in. taśmy termotrasferowe) oraz czystych blankietów (w różnych wariantach). Duże wydatki generuje także utrzymanie i konserwacja sprzętu, m.in. zakup dodatkowych kart czyszczących, regularne przeglądy czy usuwanie awarii.

Przy tym szkoła jest zmuszona do odpowiedniego przeszkolenia pracowników sekretariatu oraz samodzielnego prowadzenia rejestru blankietów z numerami seryjnymi. W wielu przypadkach niezbędne będzie również przeorganizowanie i dostosowanie przestrzeni w pomieszczeniach dedykowanych do drukowania legitymacji.

Przystosowanie się do nadchodzących zmian wiąże się z wieloma wyzwaniami oraz wydatkami. Aktualnie wiele szkół może już nie zdążyć z przygotowaniami. Pośpiech oraz brak wiedzy i doświadczenia w tej dziedzinie mogą przyczynić się do kłopotliwych, oraz kosztownych błędów, takich jak np. wybór niewłaściwego modelu drukarki.

Warto także zwrócić uwagę na to, że samo zaopatrzenie się w odpowiednie wyposażenie nie wystarczy. Pracownicy sekretariatu muszą jeszcze nauczyć się obsługiwać nowy sprzęt, dlatego nie obędzie się bez przynajmniej krótkiego szkolenia z drukowania legitymacji. Brak przygotowania może doprowadzić do błędnego wydrukowania setek dokumentów. W ten sposób zmarnuje się nie tylko sporo czasu i wysiłku, ale też drogich materiałów. Nie wspominając o tym, że takie niedociągnięcia są odbierane jako nieprofesjonalne i rzutują na wizerunek całej placówki.

Jeśli chce się mieć pewność, że proces przejścia na nowe legitymacje przebiegnie sprawnie i bez nieprzewidzianych wydatków, najlepszą opcją jest skorzystanie z dodatkowego wsparcia.

Komu zlecić drukowanie e-legitymacji?

Drukowanie e-legitymacji można zlecić zewnętrznemu podmiotowi. Wbrew pozorom pobliska drukarnia nie będzie najlepszym wyborem.

Najwygodniej i najbezpieczniej jest nawiązać współpracę z firmą dostarczającą dziennik elektroniczny. W tej sytuacji nie trzeba bowiem podpisywać żadnej dodatkowej umowy związanej z przekazywaniem danych osobowych, ponieważ formalności tego typu zostały już dopełnione przy wdrażaniu dziennika.

Dziennik elektroniczny mobiDziennik umożliwia generowanie danych oraz zamawianie e-legitymacji szkolnych bezpośrednio w systemie, wykorzystując już uzupełnione dane uczniów. Dzięki temu eliminuje się potrzebę eksportu danych poza system, co podnosi poziom bezpieczeństwa danych osobowych - nie ma konieczności udostępniania ich innym podmiotom zewnętrznym, na przykład drukarniom. Ponadto, ten proces znacząco usprawnia przygotowywanie oraz wydawanie dokumentów.

WizjaNet działa na rynku już ponad 25 lat. Wysoką jakość naszych produktów i usług potwierdza m.in. certyfikat Fairplay, ISO 27001, dot. bezpieczeństwa przechowywania danych.