E-legitymacja szkolna — cyfrowa rewolucja w Oświacie

E-legitymacje już wkrótce będą obowiązkowe w szkołach — ten artykuł ma na celu zaprezentowanie wszystkich istotnych informacji dotyczących legitymacji szkolnych w kontekście nadchodzących zmian. Wskażemy między innymi do kiedy można wydawać tradycyjne, papierowe legitymacje szkolne, jak drukować e-legitymacje w dzienniku elektronicznym, jakie rodzaje plastikowych legitymacji są dostępne, oraz czym dokładnie są mLegitymacje. Wszystkie przedstawione informacje oparte są na najnowszych rozporządzeniach z 2023 roku. Zapraszamy do lektury, w której dowiesz się co trzeba wiedzieć o legitymacjach szkolnych w roku 2024.

Rozróżnienie legitymacji i zasady ich wydawania

Papierowe legitymacje szkolne i przedszkolne według wzorów określonych w przepisach dotychczasowych można wydawać wyłącznie do 12 lipca 2024 roku. Zgodnie z wyżej wymienionym rozporządzeniem legitymacje, które będą wydawane po tym dniu, mają mieć formę kart wykonanych z PCV. W tym miejscu warto wspomnieć o nomenklaturze, która niektórych może wprawić w konsternację — otóż, wcześniejsze rozporządzenia MEN (z 2018 i 2019 roku) stosowały termin "e-legitymacja" w odniesieniu do dokumentów wykonanych z materiału PCV, zapewne, aby odróżnić je od tradycyjnych legitymacji papierowych. Jednakże w najnowszym rozporządzeniu, w którym nie przewidziano już papierowych wersji tego dokumentu “legitymacją” (bez przedrostka “e”) określono właśnie tę plastikową kartę. Kolejną formą są “mLegitymacje”, czyli dokumenty w formie mobilnej, o których więcej napisaliśmy w tym artykule, z którym zachęcamy się zapoznać, ponieważ wspominamy tam o zmianie, która dotyczy wszystkich uczniów.

Legitymacje, które wydano zgodnie z przepisami dotychczasowymi (papierowe i plastikowe), zachowują ważność do czasu odpowiednio zakończenia przez ucznia kształcenia w danej szkole lub zakończenia przez dziecko niepełnosprawne wychowania przedszkolnego. Dlatego nowe wersje tego dokumentu obowiązują m.in. pierwszoklasistów czy w przypadku wydawania duplikatów. 

Należy pamiętać, że za wydanie legitymacji w nowej formie płaci szkoła, dokładnie tak, jak było to do tej pory z tradycyjnymi legitymacjami. Natomiast za wydanie duplikatu legitymacji szkolnej lub legitymacji przedszkolnej pobiera się opłatę w wysokości równej kwocie opłaty skarbowej od poświadczenia własnoręczności podpisu. 

Ważność legitymacji szkolnych w kolejnych latach jest potwierdzana poprzez przyklejenie kolejnego hologramu w przeznaczonym do tego miejscu (zastępuje dotychczasową pieczątkę), a zatem szkoła musi mieć na uwadze zakup odpowiedniej liczby hologramów w każdym roku szkolnym. 

Wzory e-legitymacji

Legitymacje wydaje się uczniom według różnych wzorów, są to:

• MEiN-I/1 - dla uczniów szkół dla dzieci i młodzieży oraz uczniów szkół polskich 
• MEiN-I/2 - dla słuchaczy branżowych szkół II stopnia, szkół policealnych i szkół dla dorosłych
• MEiN-I/3-N - dla niepełnosprawnych uczniów szkół dla dzieci i młodzieży oraz uczniów szkół polskich
• MEiN-I/4-N - dla niepełnosprawnych słuchaczy branżowych szkół II stopnia, szkół policealnych i szkół dla dorosłych
• MEiN-I/5 - legitymacja przedszkolna 

Powyżej nie wymieniono wzorów przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 16 kwietnia 2020 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków publicznych szkół i placówek artystycznych. Zaznaczamy, że na dzień publikacji tego artykułu nie ma rozporządzenia, które by w placówkach artystycznych rezygnowało z drukowania papierowych legitymacji, a nakazywało obowiązkowe drukowanie e-legitymacji.

Charakterystyka i zalety nowych e-legitymacji szkolnych

Legitymacje w formie kart wykonanych z PCV są znacznie trwalsze niż dotychczasowe papierowe wersje tych dokumentów, mają także więcej zabezpieczeń uniemożliwiających ich podrobienie. 

Dla szkół i uczniów największym atutem e-legitymacji może się okazać możliwość wyposażenia ich w moduł zbliżeniowy. Legitymacja z takim modułem może być wykorzystywana między innymi w stołówce szkolnej, bibliotece, do otwierania szafek w szatni czy drzwi wejściowych.  Najczęściej stosowanymi technologiami w takich modułach są UNIQUE lub MIFARE — legitymacje z takimi modułami są oczywiście nieco droższe od najprostszych blankietów, lecz można rozważyć ich zakup w kontekście wzrostu bezpieczeństwa w szkole oraz ułatwienia codziennych czynności administracyjnych. 

Każda karta posiadająca moduł zbliżeniowy ma swój unikalny numer. Szkoła, chcąc wykorzystać e-legitymacje np. do otwierania drzwi wejściowych do szkoły powinna dodatkowo zakupić czytnik RFID. Postępując zgodnie z instrukcją producenta urządzenia, należy odpowiednio zakodować informacje na temat kart, a następnie zintegrować czytnik mechanizmem otwierania drzwi np. elektrozaczepem. Nasz dziennik elektroniczny będzie umożliwiał szybkie i sprawne złożenie zamówienia na drukowanie e-legitymacji zarówno w formie standardowej, jak i posiadającej moduły RFID. 

Pozyskiwanie e-legitymacji na rok szkolny 2024/2025

Nasza firma w swojej ofercie posiada kompleksową usługę drukowania e-legitymacji z PCV. Generowanie wszystkich danych potrzebnych do wydruku następuje bezpośrednio w elektronicznym dzienniku. Dzięki temu, że sami zajmujemy się personalizacją legitymacji — nie jest potrzebna żadna dodatkowa umowa powierzenia danych osobowych, gdyż żadne wrażliwe dane nie będą udostępniane zewnętrznym podmiotom. Więcej informacji i szczegółów na temat drukowania legitymacji przez e-dziennik mobiDziennik podamy w najbliższej przyszłości.

Czy można drukować legitymacje na drukarkach w szkole? 

Jeśli szkoła zakupi odpowiednią specjalistyczną drukarkę, która umożliwi drukowanie na materiale, z którego są wykonane blankiety — nie widzimy przeciwwskazań. Jednakże należy pamiętać o kosztach wynikających z takiego przedsięwzięcia i przemyśleć ewentualną jego opłacalność. W niektórych przypadkach kupno drukarki może okazać się nieopłacalne nawet w perspektywie kilku lat. Podczas kalkulowania kosztów należy wziąć pod uwagę nie tylko zakup drukarki i blankietów, lecz także zakup oprogramowania oraz dość wysokie koszty taśm drukowania (około 1 zł/szt.) czy koszty regularnego czyszczenia sprzętu.