Drukowanie legitymacji w szkole: Czy warto? Analiza kosztów i ryzyka

Mimo że większość szkół decyduje się na zlecenie druku legitymacji korzystając z mobiDziennika - uznając to za szybkie, wygodne i najbardziej bezpieczne rozwiązanie – pojawiają się również pytania o możliwość realizacji tego procesu we własnym zakresie, w szkole. Na pierwszy rzut oka samodzielny druk może wydawać się rozwiązaniem wygodnym – szybka realizacja oraz brak konieczności wysyłki. Jednak za tą pozorną prostotą kryje się szereg istotnych kosztów, wymagań technicznych i ryzyk organizacyjnych, które szkoły często odkrywają dopiero po czasie.

Aby pomóc dyrektorom podjąć świadomą decyzję – czy, i jak drukować legitymacje w szkole postanowiliśmy przygotować rzetelną analizę. W niniejszym artykule przedstawiamy najważniejsze kwestie, które należy rozważyć przed podjęciem decyzji – zarówno korzyści, jak i licznych wyzwań związanych z wdrożeniem samodzielnego druku legitymacji.

Wysokie koszty początkowe i eksploatacyjne drukowania legitymacji w szkole

Na pierwszy plan wysuwa się koszt sprzętu - zakup specjalistycznej drukarki do kart plastikowych to wydatek rzędu kilku tysięcy złotych. Jednak na tym koszty się nie kończą. Do poprawnego działania urządzenia potrzebne jest także odpowiednie oprogramowanie lub usługa, które generują dane do druku. Obecnie jedynym dziennikiem, który wspiera szkoły w samodzielnym drukowaniu legitymacji z wykorzystaniem danych z dziennika elektronicznego jest mobiDziennik, który w ramach modułu sekretariat oferuje generowanie gotowych do druku plików. Natomiast szkoły, które nie korzystają z mobiDziennika, i chcą drukować e-legitymacje w szkole, są zmuszone do zakupu zewnętrznej licencji na oprogramowanie, co wiąże się z dodatkowymi kosztami – od kilkuset złotych do nawet kilku tysięcy, w zależności od wybranego wariantu.

Zakup drukarki i odpowiedniego oprogramowania to dopiero początek. Trzeba również pamiętać o nabyciu blankietów legitymacji szkolnych, przystosowanych do personalizacji. Aby możliwy był nadruk danych uczniach na drukarce do kart plastikowych, konieczne jest regularne zaopatrywanie się w odpowiednie taśmy (odpowiednik toneru) oraz karty czyszczące.

Zakup blankietów legitymacji szkolnych do personalizacji

Dużym problemem dla szkół może być konieczność zakupu blankietów oraz hologramów w większych, zbiorczych opakowaniach – często po 50 lub 100 sztuk. Nawet jeśli szkoła potrzebuje niewielkiej liczby legitymacji, zmuszona jest do zakupu całych pakietów, co znacząco zwiększa koszty jednostkowe. Dla wielu szkół, które potrzebują zaledwie kilku lub kilkunastu legitymacji rocznie, taki wydatek jest nie tylko nieopłacalny, ale wręcz nieuzasadniony.

Co więcej, jeśli w międzyczasie Ministerstwo Edukacji Narodowej wprowadzi zmiany we wzorze legitymacji, niewykorzystane blankiety mogą stać się bezużyteczne, a poniesione koszty nie do odzyskania - nie jest pewnym czy po zmianie wzorów będzie można korzystać z dotychczasowych wzorów do wyczerpania zapasów.

Serwisowanie i awaryjność urządzeń

Drukarki do kart, jak każde urządzenia mechaniczne, wymagają regularnej konserwacji i serwisowania. W przypadku awarii drukarki potrzeba oddania jej do serwisu, może wiązać się z dodatkowymi kosztami serwisowania, a także przestojami i problemami organizacyjnymi – szczególnie uciążliwymi w sytuacji potrzeby wydania duplikatu legitymacji „na już”. Po upływie okresu gwarancyjnego ceny serwisu mogą być wysokie, a dostępność części zamiennych ograniczona.

Wysokie wymagania dotyczące warunków pracy i bezpieczeństwa

Zgodnie z ustawą o dokumentach publicznych blankiety legitymacji szkolnych to druki ścisłego zarachowania, które muszą być przechowywane zgodnie z wytycznymi opisanymi w ww. ustawie. W praktyce oznacza to konieczność organizacji specjalnych pomieszczeń z ewidencjonowanym dostępem lub w szafie metalowej zamykanej lub w sejfie, do których dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione. Dodatkowo, należy pamiętać, że taśma termotransferowa po wydruku zawiera odcisk danych osobowych, który także wymaga utylizacji np. w firmie która się w tym specjalizuje.

Jakie są korzyści z drukowania legitymacji w szkole?

Drukowanie legitymacji bezpośrednio w szkole ma swoje zalety. Przede wszystkim pozwala na szybki wydruk dokumentu na miejscu, bez konieczności oczekiwania na przesyłkę i ponoszenia kosztów wysyłki — co jest szczególnie wygodne w nagłych przypadkach. Dla bardzo dużych szkół, które wydają wiele legitymacji rocznie, inwestycja w sprzęt i oprogramowanie może się zwrócić, ponieważ koszty początkowe i eksploatacyjne rozkładają się na większą liczbę wydruków. Jednak w przypadku małych lub średniej wielkości szkół, przy niewielkiej liczbie legitymacji, taki wydatek bywa nieopłacalny – wysokie koszty wdrożenia i utrzymania szybko się nie zwrócą. Co więcej, samodzielna obsługa procesu może generować dodatkowe obowiązki i obciążenia organizacyjne, które z czasem przestają być korzystne.

Samodzielne drukowanie legitymacji szkolnych w placówkach oświatowych wiąże się z wieloma wyzwaniami: wysokimi kosztami zakupu i eksploatacji sprzętu, ryzykiem błędów, oraz koniecznością odpowiedniego magazynowania dokumentów ścisłego zarachowania.

Podsumowanie zalet i wad drukowania legitymacji w szkole oraz perspektywa drukowania legitymacji w mobiDzienniku.

Podsumowanie wad i zalet drukowania legitymacji w szkole oraz perspektywa drukowania legitymacji w mobiDzienniku. Decyzja, czy drukować legitymacje w szkole, czy zamówić ich wydruk przez dziennik elektroniczny – należy do dyrektora placówki. Wybierając drukowanie legitymacji przez mobiDziennik szkoła nie musi podpisywać dodatkowych umów, ponieważ dokumenty są drukowane w siedzibie naszej firmy. Dodatkowo przez cały rok szkolny można zamawiać legitymacje i hologramy, nawet od 1 szt., które staramy się wysyłać możliwie jak najszybciej.