Nowe rozporządzenie MEN: Sprawdź, jak zmienią się legitymacje szkolne 2026

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się długo oczekiwany projekt rozporządzenia Ministerstwa Edukacji Narodowej, który w istotny sposób ujednolica zasady wydawania legitymacji szkolnych oraz legitymacji przedszkolnych. To ważny krok w stronę standaryzacji dokumentów, na który od dawna czekano.

Projekt porządkuje m.in. kwestie dotyczące zdjęć w legitymacjach szkolnych, a także precyzyjnie określa krój i wielkość czcionki stosowanej w procesie personalizacji. Jako dostawca usługi personalizacji legitymacji szkolnych w ramach dziennika elektronicznego, uważnie przeanalizowaliśmy proponowane zmiany i przekazaliśmy do Ministerstwa konstruktywne uwagi oparte na naszym doświadczeniu. Z satysfakcją odnotowujemy, że część z nich została uwzględniona w dalszych pracach legislacyjnych.

Dlaczego głos praktyków w konsultacjach publicznych ma znaczenie

Projekty rozporządzeń powstają w oparciu o założenia formalne, które dopiero w praktyce ujawniają swoje ograniczenia. Jako podmiot mocno działający w oświacie, widzimy, jak nawet pozornie drobne zapisy mogą prowadzić do trudności interpretacyjnych po stronie dyrektorów szkół, a także wpływać na czytelność dokumentów i ergonomię pracy administracyjnej.

Dlatego nasze zaangażowanie nie ogranicza się do jednorazowej analizy gotowego rozporządzenia. Na bieżąco monitorujemy prace legislacyjne, analizujemy nowe projekty rozporządzeń prawnych w zakresie oświaty i przekazujemy uwagi tam, gdzie widzimy potencjalne problemy w późniejszym egzekwowaniu przepisów.

Nowe przepisy dotyczące zdjęć w legitymacjach

Jednym z najbardziej oczekiwanych elementów opisywanego projektu było doprecyzowanie wymagań dotyczących zdjęć. MEN zdecydowało się odwołać do przepisów obowiązujących przy wydawaniu dowodów osobistych. Oznacza to, że zdjęcia do legitymacji szkolnych będą musiały spełniać te same kryteria co zdjęcia do dowodu.

To bardzo dobra wiadomość zarówno dla szkół, jak i fotografów. Jasne i jednoznaczne wytyczne eliminują dotychczasowe wątpliwości interpretacyjne oraz znacząco ułatwiają proces przygotowania legitymacji szkolnych 2026.

Czy ujednolicenie zawsze oznacza poprawę czytelności?

Projekt rozporządzenia bardzo precyzyjnie określa m.in. krój pisma, jego wielkość oraz liczbę znaków dla danych nanoszonych na legitymacje szkolne 2026 i legitymacje przedszkolne. W większości przypadków wskazano czcionkę Arial Bold o wielkości 7 pkt, a dla nazwy i adresu szkoły – nawet 6 pkt.

Z naszego doświadczenia w personalizacji dokumentów wynika jednak, że czcionka 6 pkt bywa słabo czytelna w codziennym użytkowaniu legitymacji. Drukujemy legitymacje szkolne od dawna i widzimy wyraźnie, że wiele szkół – jeśli tylko pozwala na to długość danych – decyduje się na czcionkę o wielkości 8 pkt, która obecnie jest możliwa do wyboru w naszym systemie. Takie rozwiązanie znacząco poprawia czytelność dokumentu, bez wpływu na jego estetykę czy jednolity charakter.

Właśnie te obserwacje stały się podstawą naszych uwag przekazanych do Ministerstwa Edukacji Narodowej.

Aktywnie uczestniczymy w konsultacjach i dzielimy się doświadczeniem

Jako dziennik elektroniczny nie ograniczamy się wyłącznie do realizacji obowiązujących przepisów. Aktywnie uczestniczymy w procesach konsultacyjnych, dzieląc się praktycznym doświadczeniem zdobytym we współpracy ze szkołami i przedszkolami z całej Polski.

Dlatego z pełnym zaangażowaniem przeanalizowaliśmy projekt rozporządzenia i przekazaliśmy nasze uwagi do MEN. Zależało nam na tym, aby proponowane przepisy były nie tylko poprawne formalnie, ale przede wszystkim możliwe do sprawnego i racjonalnego zastosowania w codziennej pracy szkół.

Najważniejszą z proponowanych przez nas zmian było wskazanie, aby w rozporządzeniu określić zakres dopuszczalnej wielkości czcionki, zamiast jednej, sztywno narzuconej wartości. Takie podejście pozostawia szkołom i systemom informatycznym niezbędną elastyczność - szczególnie w przypadku krótszych imion i nazwisk uczniów, nauczycieli czy nazw placówek. W naszej ocenie takie rozwiązanie w pełni realizowałoby intencję ustawodawcy - ujednolicenie dokumentów, lecz jednocześnie nie wprowadzając niepotrzebnych ograniczeń technicznych i organizacyjnych po stronie szkół.

Przekazaliśmy również nasze obawy dotyczące zapisu numeru legitymacji. Wskazaliśmy, że przy sztywno określonej wielkości czcionki 7 pkt numer – który w praktyce może liczyć nawet 18 znaków (np. w formacie z SIO - LP/RR/RR/RSPO/N) – może nie mieścić się w przeznaczonym polu lub nachodzić na datę wydania dokumentu, co utrudniłoby prawidłową personalizację legitymacji.

Kolejnym zapisem, który wzbudził nasze wątpliwości było określenie, że imię (imiona) i nazwisko ucznia powinno zostać zapisane “w jednym wierszu do 35 znaków” - zwróciliśmy uwagę, że w praktyce występują przypadki, w których imię (imiona) i nazwisko ucznia przekraczają limit 35 znaków. Projekt rozporządzenia nie wskazuje, w jaki sposób należy postąpić w takiej sytuacji, co może prowadzić do trudności organizacyjnych.

Obecny status projektu można śledzić na stronie:
https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12405500/katalog/13176864#13176864

Nowe rozporządzenie MEN - nasze uwagi zostały uwzględnione

Z satysfakcją odnotowujemy, że w oficjalnej korespondencji Ministerstwo Edukacji Narodowej poinformowało nas o uwzględnieniu zgłoszonych przez nas uwag w dalszych pracach nad projektem rozporządzenia.

Zgodnie z przekazaną informacją, Ministerstwo na kolejnym etapie procesu legislacyjnego planuje wprowadzenie – zamiast jednej, sztywno określonej wartości 6 pt – zakresu dopuszczalnych wielkości czcionki od 6 do 8 pkt dla danych personalizowanych na legitymacjach szkolnych i przedszkolnych w polu “Nazwa i adres szkoły”. Zrezygnowano również z określania maksymalnej liczby znaków w polu “Imię (imiona) i nazwisko” - co wcześniej budziło nasze wątpliwości interpretacyjne.

To rozwiązanie, które łączy intencję standaryzacji z elastycznością niezbędną w praktycznym stosowaniu prawa. Zmiany objęły zarówno legitymacje szkolne, jak i przedszkolne.

Przepisy przejściowe – płynne przejście na nowe legitymacje

Projekt rozporządzenia uwzględnia również przepisy przejściowe, które mają zapewnić płynne i racjonalne wdrożenie nowych zasad. Zgodnie z nimi legitymacje szkolne 2026 w postaci plastikowej karty formatu ID-1 będą mogły być nadal wydawane na blankietach wyprodukowanych według dotychczasowych przepisów i obowiązujących wcześniej wzorów – aż do momentu wyczerpania posiadanych zapasów.

Takie rozwiązanie jest w pełni uzasadnione zarówno względami ekonomicznymi, jak i organizacyjnymi. Wytwórcy blankietów, pośrednicy w ich sprzedaży, a także same szkoły wciąż dysponują zapasami legitymacji wyprodukowanych na podstawie wcześniejszych regulacji. Umożliwienie ich wykorzystania pozwala uniknąć niepotrzebnych kosztów oraz przestojów w wydawaniu dokumentów.